Outiller la CPTS

Une CPTS manipule deux types d’information très différents, qui n’appellent pas les mêmes outils : les informations de l’association (membres, adhésions, réunions, indemnités, communication) et les données de santé des patients (parcours, orientations, situations complexes).

La CPTS est responsable des traitements de données qu’elle organise : fichier des membres, annuaire, et le cas échéant données de patients dans le cadre des parcours. Les données de santé sont des données sensibles au sens du RGPD : leur traitement est encadré et leur hébergement aussi.

Les obligations à connaître

• Le registre des traitements : une fiche par usage (adhérents, annuaire public, lettre d’information, parcours patients), avec la finalité, les données, les destinataires et la durée de conservation.
• L’information des personnes : membres, patients et visiteurs du site savent ce que vous faites de leurs données et comment exercer leurs droits.
• L’hébergement certifié HDS : tout prestataire qui héberge des données de santé pour le compte de la CPTS doit être certifié hébergeur de données de santé (article L1111-8 du code de la santé publique).
• L’analyse d’impact (AIPD) : obligatoire pour un traitement de données de santé à grande échelle ; à évaluer dès qu’un parcours concerne de nombreux patients.
• Le délégué à la protection des données : à désigner si la CPTS traite des données de santé à grande échelle ; utile dans tous les cas, éventuellement mutualisé.
• La sécurité : accès nominatifs, droits limités au besoin, mots de passe solides, sauvegardes.

Le consentement et l’information du patient

Les professionnels d’une même équipe de soins peuvent partager les informations strictement nécessaires à la prise en charge du patient, qui sont alors réputées confiées à toute l’équipe ; le patient en est informé et peut s’y opposer. Entre professionnels qui n’appartiennent pas à la même équipe de soins, le partage requiert son consentement préalable (article L1110-4 du code de la santé publique). Une CPTS n’est pas en soi une équipe de soins : dans un parcours, prévoyez une information écrite simple remise au patient, et tracez son accord quand il est requis.

Les critères

• Conçu pour une CPTS : missions, adhésions, indemnisation, vocabulaire de l’ACI. Un outil générique se paie en paramétrage et en contournements.
• Simple pour les professionnels : aucune installation, utilisable sur téléphone, sans formation. S’ils doivent apprendre un logiciel, ils ne viendront pas.
• Simple pour le coordinateur : moins de ressaisie, moins de tableurs, des exports prêts pour le rapport.
• Conforme : hébergement en France ou dans l’Union européenne, sous-traitants listés, contrat de sous-traitance RGPD ; certification HDS si l’outil héberge des données de santé.
• Réversible : vos données s’exportent à tout moment, dans un format ouvert.
• Soutenu : une assistance qui répond, et un produit qui évolue.

Les coûts

Comparez le coût total : l’abonnement, mais aussi le temps de paramétrage, de formation et de ressaisie, et le prix d’une sortie (export, migration). Un outil gratuit qui coûte deux heures de coordinateur par semaine est cher. Méfiez-vous des développements sur mesure : ils coûtent à la création, puis à chaque évolution, et dépendent souvent d’une seule personne.

Les erreurs à éviter

• Empiler les outils : un pour le site, un pour les adhésions, un pour l’agenda, un tableur pour les indemnités. Chaque outil de plus est une ressaisie et un mot de passe de plus.
• Choisir seul : faites tester l’outil par un professionnel de chaque profession et par le coordinateur.
• Négliger la sortie : vérifiez l’export avant de signer.
• Mélanger les usages : l’outil de l’association n’est pas une messagerie de santé, et inversement.
• Attendre l’outil parfait : un outil adopté par tous vaut mieux qu’un outil complet que personne n’ouvre.